구글공유문서 사용자 접근권한을 관리하는 아주쉬운 방법
구글드라이브는 학생들도, 직장인들도 많이 사용하는 대표적인 온라인 문서 서비스입니다. 한글HWP파일 지원이 되지 않는다는 점 말고는 사실상의 단점이 거의 없을 정도로 완벽한 온라인 문서기능을 가지고 있는데요. 각 폴더마다 또는 각 파일마다 별도의 공유정책이 있어서 필요한 사람들과 공유하면서 업무를 처리하기 참 좋지만 오히려 이 점으로 인해서 도대체 내가 언제 누구와 문서를 공유했고 지금 누가 내 문서에 접근하는 권한을 가지고 있는지 확인하는 것이 꽤나 까다로운 작업이기도 합니다.
하지만, 오늘 소개해드릴 툴만 있다면 내 구글문서에 접근할 수 있는 사용자를 찾는 것이 아주 쉬워질 것 입니다. 바로 WHO HAS ACCESS 라는 서드파티 툴로 말 그대로 누가 접근권한을 가졌는지 알려주는 툴입니다. 이 서비스는 무료로 제공되며 회원가입은 물론 별도의 프로그램 설치도 필요하지 않습니다. 그저 구글 문서를 분석할 수 있도록 권한만 열어주면 됩니다.
먼저 위 사이트에 접속한 후 Scan my Google Drive now 버튼을 클립합니다.
당연하겠지만 구글 계정을 선택하게 됩니다. 대부분의 경우 내 개인계정으로 구글문서를 생성하였을테니 내 구글 계정을 선택해줍니다.
구글 드라이브 파일보기,수정,생성,삭제의 권한이 구글에 요청됩니다.
허용을 누르면 바로 내 구글드라이브의 모든 문서를 모조리 분석하게 됩니다. 필자의 경우 오래전부터 협업용으로 구글드라이브를 이용해오던 터라 폴더와 파일들이 상당히 많아서 분석에 약 10분정도 소요된 듯 합니다.
드디어 분석이 끝났습니다. 아래와 같이 내 구글문서에 접근할 수 있는 사용자가 주르륵 표시됩니다. 전체 1,510개 폴더에서 39,075건의 문서가 있네요. 이 중 무려 170여명이 내 구글문서를 공유하고 있었습니다. 필터를 통해 모든 폴더와 파일을 볼 수 있으며, 내가 소유하거나 권한이 있는 문서만 따로 보는 것도 가능합니다.
사용자 1명을 클릭해보았습니다. 약 1년 전에 함께 근무하던 직장 동료였습니다. 구글문서로 협업을 했었는데 권한을 제거하지 않아서 현재까지도 아래 보시는 것처럼 여러개의 파일과 문서에 접근권한이 있었네요.
단순히 누가 권한을 가지고 있는지만 보여주면 뭔가 아쉽겠죠? 이 목록에서 사용자를 선택해서 바로 문서 접근 권한을 회수하는 기능도 있습니다. 매번 각 폴더마다, 파일마다 공유정책에 들어가서 작업을 하지 않아도 WhoHasAccess 툴을 이용하면 한번에 약 170명에게 설정된 공유권한을 제거할 수 있음을 뜻합니다. Revoke Access 즉, 접근권한철회 버튼을 누르면 아래와 같이 해당 사용자에게 부여된 모든 파일,폴더 접근 권한이 제거됩니다. 공유가 되고 있지만 사용자의 정체를 모를때는 Contact 기능을 이용해서 그 사람에게 이메일을 보내는 것도 가능합니다. (당연하겠지만 내가 소유하고 있지 않은 문서는 당연히 revoke 기능이 제공되지 않습니다.)
이렇게 추출된 모든 데이터는 엑셀형태로 파일로 다운로드 받아볼 수 있습니다.
문서 파일을 열어보니 아래와 같이 구글문서 접근권한이 있는 전체 170여명의 이름과 이메일주소 권한을 받은 파일과 폴더 개수가 보여집니다. 프로필 픽쳐까지도 보여지므로 구글계정을 이용하는 사용자라면 누군지 헷갈리지 않고 권한 철회작업을 진행할 수 있을 것 입니다.
이상으로 구글문서에 접근권한을 가진 사용자를 확인하고, 간편하게 그 권한을 회수하는 방법을 알아보았습니다. 이 기능은 아무래도 내부/외부와의 협업이 많은 직장인들 또는 공동과제를 많이 하는 대학생들에게 꼭 필요한 기능일 듯 합니다. 구글드라이브를 기업용에서 사용하는 G-Suite 사용자분들은 거의 필수 서비스겠죠? 이제는 파일마다, 폴더마다 누구한테 권한을 줬는지 고민하지말고 일년에 한두번씩 본 서드파티툴로 내 구글문서를 안전하고 깔끔하게 관리하시기 바랍니다. 다음시간에도 더욱 유익한 구글 서비스를 가지고 찾아오겠습니다 :)